Kritische Prüfung vermeidet verhängnisvolle Fehler

Viele Gemeinden gehen bei Neuinstallationen mit der Vertragsklausel „Umrüstung im Rahmen bestehender Verträge“ häufig so leichtfertig um, dass es schwerwiegende Konsequenzen haben kann. Wie sehr ein gutgläubiges Verlassen hier ins Auge gehen kann, merken die kommunalen Verantwortungsträger oft erst dann schmerzlich, wenn eine Rüge ins Haus flattert…

ATONArtikel_Soest_3Wenn in diesem Jahr eine große Zahl alter oder erweiterter Verträge mit Energie-Versorgen über die Straßenbeleuchtung und deren Betreibung auslaufen, herrscht bei vielen Verantwortlichen oftmals die Meinung vor, eine Neuinstallation wäre automatisch mit bestehenden Verträgen geregelt. Wie sehr dies aber ein verhängnisvoller Fehler sein kann, ist vielen Bürgermeistern und Ratsmitglieder oft nicht bewusst. Denn wer es versäumt, bestehende Verträge kritisch zu überprüfen und ggf. fristgerecht zu kündigen, verbaut sich nicht nur die Optionen auf kostengünstigere Alternativen, z.B. bei Umstellungen auf LED Technologie zu deutlich geringeren Folgekosten. Auch ein langwieriger Stillstand der Modernisierungsmaßnahmen droht demjenigen, der aufgrund von reiner Untätigkeit eine automatische Verlängerung bestehender Verträge auslöst.

Neue Techniken sind ausschreibungspflichtig

öffentliche ausschreibungen

Generell gilt, dass die Investition in eine grundlegend neue oder andere Technik keine Umrüstung ist und daher in den allermeisten Fällen als ausschreibungspflichtig gilt. Dazu kommt, dass die anfallenden Investitionen in der Regel die jeweils gültigen Schwellenwerte erreichen oder überschreiten und allein deshalb schon öffentlich auszuschreiben sind. Nicht zu unterschätzen ist auch, dass sich aufgrund der Umstellung auf LED Technik auch die damit verbundenen Folge- und Zukunftskosten teils erheblich verändern oder sogar verringern.

Es drohen substantielle Rügen

Rote Karte

Es ist damit zu rechnen, dass im Fall einer Nichtberücksichtigung dieser und anderer Aspekte bei einer Umstellung der Straßenbeleuchtung, substantielle Rügen von betroffenen Marktteilnehmern drohen. Der wachsende enorme Wettbewerbsdruck insbesondere im Europäischen Markt, hat manche Marktteilnehmer regelrechte „Rüge-Abteilungen“ einrichten lassen, die sofort nach einer verlorenen oder nicht erfolgten Ausschreibung, zum Beispiel durch den bereits erwähnten „still-schweigenden“ Auftrag an einen Energieversorger oder die eigenen Stadtwerke, die Kommune entweder zur Kasse bittet oder den Zuschlag für sich fordert.

Schon kleinste Mängel reichen

Dabei können schon kleinste Mängel, angefangen von der unzulässigen Produktbeschreibung oder zeitliche Differenzen bis hin zur lückenhaften Dokumentation, eine Ausschreibung außer Kraft setzen. Insgesamt kann es soweit gehen, dass im Ernstfall der ursprüngliche Zustand, zunächst auf Kosten der Kommune, wieder hergestellt werden muss. Erst im Anschluss dürfte entsprechend ausgeschrieben werden, was deutlich höhere Aufwendungen für die Kommune entstehen lässt, von einem öffentlichen Imageverlust einmal ganz abgesehen.

Auf Ausschreibungen spezialisierte Unternehmen

Kompetenz Erfahrung KonzeptWer all diesen Gefahren entgehen möchte, sollte Ausschreibungen in relevanter Höhe nicht von eigenen Mitarbeitern vorbereiten oder erstellen lassen. Auch Architekten oder Ingenieur-Büros verfügen zumeist über keinerlei Erfahrungen im Bereich kommunale Beleuchtung. Es ist unbedingt ratsam, spezialisierte Unternehmen mit der Vorbereitung und Durchführung einer Ausschreibung für den Bereich kommunale Straßenbeleuchtung zu beauftragen. Diese sind häufig bundesweit tätig und exzellente Kenner der Materie. Sie verfügen über aktuellste Kenntnisse gerade im Bereich Straßenbeleuchtung und besitzen, für den (nicht anzunehmenden) Fall von Fehlern auch entsprechende Absicherungen.

Rüdiger Lehmann           Team Hettich & Lehmann

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